Persondatapolitik

Kontakt og persondataansvarlig

Web2media er dataansvarlig for de personoplysninger der behandles, når du er kunde hos os eller benytter dig af vores services, herunder hjemmesiden, nyhedsbreve, Sociale Medier mv. Du kan til en hver tid rette henvendelse via nedenstående.
Hvis din henvendelse vedrører indsigt, sletning, berigtigelse, begrænsning, indsigelse eller dataportabilitet, så læs venligst afsnittet om "Dine rettigheder" først.

Firma:
Web2media
Østergade 48
8000 Aarhus C
Mail: gdpr@web2media.dk
CVR: 33957890

Persondataansvarlig:
Aske Nielsen
Mail: ask@web2media.dk

Hvilke personoplysninger behandler vi og til hvilket formål

Afhængig af din relation til os, behandler vi dine personoplysninger på forskellig måde og til forskellige formål. Du kan herunder folde overskrifterne ud, for at læse hvad der gælder for det specifikke område.

Formål
Når man besøger vores hjemmeside, indsamler vi information om den besøgendes adfærd med det formål at opsamle statistik om brugen af hjemmesiden, samt med det formål at kunne lave målrettet markedsføring.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
Behandlingen af personoplysninger sker under legitim interesse (interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen), idet vi afvejer at opsamling og videregivelse af adfærdsoplysninger på vores hjemmeside ikke bryder med den besøgendes grundlæggende rettigheder.
Man kan til en hver tid fravælge at denne videregivelse sker, ved at ændre indstillinger for 3. parts cookies under vores cookiepolitik.

Kategorier af personoplysninger og deres kilde
Der indsamles alene personoplysninger i form af IP-adresse, samt adfærd (klik på forskellige undersider på hjemmesiden). Der indsamles alene personoplysninger, som den besøgende selv afgiver.

Modtagere af personoplysninger
Vi videregiver indirekte og direkte personoplysninger til Hubspot, YouTube, Google, Linkedin og Facebook. Alle 5 selskaber er beliggende i USA. Der er indgået databehandleraftaler med alle og det er verificeret, at alle er en del af EU's certificeringsaftale "Privacy Shield", som sikre at selskaber i USA behandler personoplysninger i henhold til gældende EU lovgivning.

Opbevaring af personoplysninger
De data vi indsamler til statistik, opbevares i 26 måneder hos Google Analytics, hvorefter de automatisk slettes. Øvrige data der videregives til 3. part kontrolleres af disse, hvorfor vi ikke har kontrol med hvornår data slettes.

Automatisk afgørelser og profilering
De indsamlede personoplysninger anvendes ikke for forbindelse med automatiske afgørelser, men det må forventes af Google (+YouTube), Linkedin og Facebook i væsentlig grad benytter besøgsadfærd til deres interne profilering.

Links til andre hjemmesider
Der kan på hjemmesiden være links til andre hjemmesider eller samarbejdspartnere. Vi kan ikke holdes ansvarlige for indholdet på disse hjemmesider eller hjemmesidernes indsamling af personoplysninger.

Formål
Når man benytter en kontaktformular på vores hjemmeside, behandler vi de angivne personoplysninger det formål at kunne vende tilbage på henvendelsen.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
Behandlingen af personoplysninger sker under legitim interesse (interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningen), idet vi afvejer at den besøgendes selv har afgivet oplysningerne med henblik på at blive kontaktet.

Kategorier af personoplysninger og deres kilde
Der indsamles generelle kontaktoplysninger i form af navn, e-mail, virksomhed og telefonnummer. Der ud over beder vi om en besked, der kan uddybe hvad henvendelsen drejer sig om. Der indsamles alene personoplysninger, som den besøgende selv afgiver.

Modtagere af personoplysninger
De personoplysninger der afgives vil ikke blive videregivet uden for virksomheden. Personoplysningerne overdrages (ikke videregives) til Hubspot i USA, hvor de anvendes til udsending af nyhedsbreve. Hubspot kan ikke benytte personoplysningerne til egne formål og handler derfor udelukkende på vores instruks. Der er indgået en databehandleraftale med Hubspot og det er verificeret, at Hubspot er en del af EU's certificeringsaftale "Privacy Shield", som sikre at selskaber i USA behandler personoplysninger i henhold til gældende EU lovgivning.

Opbevaring af personoplysninger
Hvis der på baggrund af henvendelsen indledes et samarbejde, kundeforhold eller på anden måde skabes en tættere relation, vil personoplysningerne blive opbevaret i henhold til relationen. Hvis ikke, vil personoplysningerne automatisk blive slettet inden for 3 måneder fra sidste korrespondance.
Automatisk afgørelser og profilering
De indsamlede personoplysninger anvendes ikke for forbindelse med hverken automatiske afgørelser eller profilering.

Formål
Når man tilmelder sig nyhedsbrevet på vores hjemmeside, behandler vi de angivne personoplysninger det formål at kunne sende e-mails med nyheder, tilbud, nye produkter og services, invitationer til arrangementer, samt øvrig marketingtiltag.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
Behandlingen af personoplysninger sker baseret på samtykke. Bemærk at man på et hvert tidspunkt kan trække sit samtykke tilbage.

Kategorier af personoplysninger og deres kilde
Der indsamles kontaktoplysninger i form af navn og e-mail. Der indsamles alene personoplysninger, som den besøgende selv afgiver.

Modtagere af personoplysninger
De personoplysninger der afgives vil ikke blive videregivet uden for virksomheden. Personoplysningerne overdrages (ikke videregives) til Hubspot i USA, hvor de anvendes til udsending af nyhedsbreve. Hubspot kan ikke benytte personoplysningerne til egne formål og handler derfor udelukkende på vores instruks. Der er indgået en databehandleraftale med Hubspot og det er verificeret, at Hubspot er en del af EU's certificeringsaftale "Privacy Shield", som sikre at selskaber i USA behandler personoplysninger i henhold til gældende EU lovgivning.

Opbevaring af personoplysninger
Personoplysningerne opbevares så længe man er aktiv abonnement på nyhedsbrevet eller ind til man trækker sit samtykke tilbage.  Personoplysningerne slettes også såfremt teknisk modtagelse af e-mailen nægtes (eks. hvis mailkonto nedlægges)

Automatisk afgørelser og profilering
De indsamlede personoplysninger anvendes ikke for forbindelse med hverken automatiske afgørelser eller profilering.

Formål
Når man tilmelder sig et fysisk arrangement (kontaktformular) eller et online webinar (via link til 3. part), behandler vi de angivne personoplysninger det formål at kunne registrere tilmeldte, samt med det formål at kunne sende e-mails med servicebeskeder om arrangementet/webinaret op til og umiddelbart efter afholdelse.
De angivne personoplysninger vil ikke blive tilknyttet virksomhedens nyhedsbrev, med mindre man selv aktivt giver samtykke til dette i forbindelse med tilmelding.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
Behandlingen af personoplysninger sker baseret på samtykke. Bemærk at man på et hvert tidspunkt kan trække sit samtykke tilbage. Gør man dette mister man ligeledes sin plads til arrangementet/webinaret.

Kategorier af personoplysninger og deres kilde
Der indsamles kontaktoplysninger i form af navn og e-mail. Der indsamles alene personoplysninger, som den besøgende selv afgiver.

Modtagere af personoplysninger
De personoplysninger der afgives vil ikke blive videregivet uden for virksomheden. Personoplysningerne overdrages (ikke videregives) til Hubspot i USA, hvor de anvendes til udsending af nyhedsbreve. Hubspot kan ikke benytte personoplysningerne til egne formål og handler derfor udelukkende på vores instruks. Der er indgået en databehandleraftale med Hubspot og det er verificeret, at Hubspot er en del af EU's certificeringsaftale "Privacy Shield", som sikre at selskaber i USA behandler personoplysninger i henhold til gældende EU lovgivning.

Opbevaring af personoplysninger
Personoplysningerne opbevares indtil 14 dage efter arrangementet og slettes herefter. Hvis man svarer tilbage på eller stiller spørgsmål via e-mail, vil oplysningerne i udgangspunktet skifte til at blive opbevaret i 3 måneder. Læs evt. "Når man benytter vores kontaktformular på hjemmesiden".

Automatisk afgørelser og profilering
De indsamlede personoplysninger anvendes ikke for forbindelse med hverken automatiske afgørelser eller profilering.

Formål
Når man er kunde i vores konsulentforretning behandler vi de angivne personoplysninger med det formål at kunne fakturere efter bogføringslovens regler og fremsende fakturaen pr. e-mail.
De angivne personoplysninger vil ikke blive tilknyttet virksomhedens nyhedsbrev. E-mailadressen vil kun blive brugt efter markedsføringslovens regler herom.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
Behandlingen af personoplysninger sker baseret på at kunne overholde en aftale om købet.

Kategorier af personoplysninger og deres kilde
Der indsamles kontaktoplysninger i form af navn, adresse og e-mail. Der indsamles alene personoplysninger, som den besøgende selv afgiver.

Modtagere af personoplysninger
De personoplysninger der afgives vil ikke blive videregivet uden for virksomheden.

Opbevaring af personoplysninger
Personoplysningerne til brug for bogføringsloven opbevares indtil 5 år efter udløbet af regnskabsåret, jf. bogføringslovens § 10 og slettes herefter. Hvis man svarer tilbage på eller stiller spørgsmål via e-mail, vil oplysningerne i udgangspunktet skifte til at blive opbevaret i 3 måneder. Læs evt. "Når man benytter vores kontaktformular på hjemmesiden".

Automatisk afgørelser og profilering
De indsamlede personoplysninger anvendes ikke for forbindelse med hverken automatiske afgørelser eller profilering.

Formål
Vi kan indsamle og behandle kontaktinformationer fra 3. parter som for eksempel LinkedIn eller lignende med henblik på salg.
Vi overholder oplysningspligten efter artikel 14 ved at give oplysninger i forbindelse med behandlingen hurtigst muligt og senest 30 dage efter, at vi behandler oplysningerne.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
Behandlingen af personoplysninger sker baseret på legitim interesse ud fra en interesseafvejning om, at ønsket om behandlingen vejer tungere end ønsket om ikke at foretage behandlingen.

Kategorier af personoplysninger og deres kilde
Der indsamles kontaktoplysninger i form af navn, brugernavn og lignende.

Modtagere af personoplysninger
De personoplysninger der afgives vil ikke blive videregivet uden for virksomheden. Personoplysningerne overdrages (ikke videregives) til Hubspot i USA, hvor de anvendes til udsending af nyhedsbreve. Hubspot kan ikke benytte personoplysningerne til egne formål og handler derfor udelukkende på vores instruks. Der er indgået en databehandleraftale med Hubspot og det er verificeret, at Hubspot er en del af EU's certificeringsaftale "Privacy Shield", som sikre at selskaber i USA behandler personoplysninger i henhold til gældende EU lovgivning.

Opbevaring af personoplysninger
Personoplysninger vil blive slettet, når de ikke længere er relevante, dog maksimalt 3 måneder efter behandling, hvis der ikke fortsat er dialog. Hvis man svarer tilbage på eller stiller spørgsmål via e-mail, vil oplysningerne i udgangspunktet skifte til at blive opbevaret i 3 måneder. Læs evt. "Når man benytter vores kontaktformular på hjemmesiden".

Automatisk afgørelser og profilering
De indsamlede personoplysninger anvendes ikke for forbindelse med hverken automatiske afgørelser eller profilering.

Formål
Vi og Facebook indsamler og behandler personoplysninger, når du besøger virksomhedens Facebook-sider ("fansider"). Formålet med behandlingen er at kunne markedsføre os over for potentielle kunder, bevare henvendelser og lignende beslægtede formål.
De konkrete Facebook-sider administreret af Persondatakonsulenterne er:
https://www.facebook.com/Web2Media/

Vi følger Datatilsynets gældende retningslinjer omkring det delte dataansvar og tilstræber os at sikre, at de besøgende på vores Facebook-side får information om persondata. På nuværende tidspunkt indebærer dette bl.a., at vi løbende forsøger at indgå i en dialog med Facebook omkring reguleringen af det fælles dataansvar og ansvarsfordelingen. Som nævnt nedenfor i nærværende politik, har man også som besøgende på vores Facebook-sider mulighed for at udøve sine rettigheder fx retten til indsigt, retten til at gøre indsigelse og retten til sletning.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
Behandlingen af personoplysninger sker baseret på legitim interesse ud fra en interesseafvejning. Der behandles ikke oplysninger, hvor samtykke er påkrævet.

Kategorier af personoplysninger og deres kilde
Der indsamles kontaktoplysninger typisk i form af navn. Modtager vi følsomme oplysninger/særlige kategorier af oplysninger bliver disse slettet så snart de kommer til vores kendskab.

Modtagere af personoplysninger
De personoplysninger der afgives vil ikke blive videregivet uden for virksomheden.

Opbevaring af personoplysninger
Da de personoplysninger der afgives på Facebook-siderne afgives af personen selv på vores offentligt tilgængelige side, vil oplysningerne i udgangspunktet ligge på siden så længe denne eksisterer. Man kan som afgiver af oplysningerne altid gøre indsigelse i forhold til interesseafvejningen, med henblik på at få slettet eventuelle opslag.

Automatisk afgørelser og profilering
Vi antager, at Facebook foretager automatiske afgørelser og profilering på den del af personoplysningerne, som Facebook er dataansvarlig for. Vi benytter os ikke af automatiske afgørelser og profilering.

Bemærk! Hvis du ikke ønsker, at dine oplysninger behandles, bedes du undlade at besøge vores Facebook-sider, da det på nuværende tidspunkt ikke er muligt for os at ændre på Facebooks indstillinger for opsamling af data.

Formål
Vi og LinkedIn indsamler og behandler personoplysninger, når du besøger virksomhedens LinkedIn Company Pages. Formålet med behandlingen er at kunne markedsføre os over for potentielle kunder, bevare henvendelser og lignende beslægtede formål.
De konkrete Linkedin-side administreret af Persondatakonsulenterne er:
https://www.linkedin.com/company/2807617

Vi følger Datatilsynets gældende retningslinjer omkring det delte dataansvar og tilstræber os at sikre, at de besøgende på vores Linkedin-side får information om persondata. På nuværende tidspunkt indebærer dette bl.a., at vi løbende forsøger at indgå i en dialog med LinkedIn omkring reguleringen af det fælles dataansvar og ansvarsfordelingen. Som nævnt nedenfor i nærværende politik, har man også som besøgende på vores LinkedIn-side mulighed for at udøve sine rettigheder fx retten til indsigt, retten til at gøre indsigelse og retten til sletning.

Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
Behandlingen af personoplysninger sker baseret på legitim interesse ud fra en interesseafvejning. Der behandles ikke oplysninger, hvor samtykke er påkrævet.

Kategorier af personoplysninger og deres kilde
Der indsamles kontaktoplysninger typisk i form af navn. Modtager vi følsomme oplysninger/særlige kategorier af oplysninger bliver disse slettet så snart de kommer til vores kendskab.

Modtagere af personoplysninger
De personoplysninger der afgives vil ikke blive videregivet uden for virksomheden.

Opbevaring af personoplysninger
Da de personoplysninger der afgives på LinkedIn-siderne afgives af personen selv på vores offentligt tilgængelige side, vil oplysningerne i udgangspunktet ligge på siden så længe denne eksisterer. Man kan som afgiver af oplysningerne altid gøre indsigelse i forhold til interesseafvejningen, med henblik på at få slettet eventuelle opslag.

Automatisk afgørelser og profilering
Vi antager, at LinkedIn foretager automatiske afgørelser og profilering på den del af personoplysningerne, som LinkedIn er dataansvarlig for. Vi benytter os ikke af automatiske afgørelser og profilering.

Bemærk! Hvis du ikke ønsker, at dine oplysninger behandles, bedes du undlade at besøge vores Facebook-sider, da det på nuværende tidspunkt ikke er muligt for os at ændre på Facebooks indstillinger for opsamling af data.

Vi benytter os af en række eksterne virksomheder og services, som behandler personoplysninger på vores vegne. Disse er 'databehandlere' for os. For alle vores databehandlere gælder der, at vi har indgået databehandleraftaler, der sikre at vores krav til beskyttelse af personoplysninger følges. Fælles for disse gælder der, at vi kun overfører data. Dvs. de data som vi overfører tilhører os og bliver ikke brugt til egne formål af den eksterne virksomhed.

I videst muligt omfang, anvender vi databehandlere som ligger i EU/EØS, så personoplysninger ikke overføres til usikre tredjelande. I visse tilfælde benytter vi os dog af databehandlere i USA og Canada, dog kun hvis disse lever op til de gældende krav jævnfør GDPR.

I visse tilfælde kan vi under legitim interesse eller retlig forpligtelse videregive personoplysninger til eksterne virksomheder. Det kunne være forsikringsselskaber, SKAT og lignende. Fælles for disse gælder der, at de selv bliver dataansvarlige for de personoplysninger de modtager fra os, da de selv bestemmer formål mv.

Hvis man ved eller har en formodning om, at vi behandler personoplysninger om en selv, har man en række rettigheder i forhold til behandlingen. De enkelte rettigheder er uddybet herunder.
Skulle man vælge at gøre en af sine rettigheder gældende, eks. ved at bede om indsigt i hvilke personoplysninger vi behandler om en selv, skal man rette henvendelse via e-mail på ask@web2media.dk. Når vi har modtaget e-mailen og efterfølgende verificeret identiteten - for at sikre at vi ikke udleverer personoplysninger til uvedkommende - igangsætter vi processen.

Retten til indsigt
Man har ret til at bede om indsigt i de personoplysninger vi behandler om en selv. Såfremt vi behandler personoplysninger om personen, udleverer vi information om disse, samt formål og lovhjemmel.

Retten til at gøre indsigelse
Man har ret til at gøre indsigelse, hvis man er uenig i vores behandling af personoplysningerne. Om en indsigelse efterlaves vurderes fra gang til gang.

Retten til at bede om begrænsning
Man har ret til at bede om, at vi begrænser behandlingen. Hvis vi behandler personoplysninger, kan man i visse tilfælde bede om at få begrænset behandlingen, hvis ikke man ønsker at alle de registrerede data skal indgå i behandlingen.

Retten til at bede om sletning
Man har ret til at bede om at blive slettet. Denne rettighed er ikke endegyldig, da visse data ikke kan slettes pga. anden lovgivning eller hvis aftale og formål giver virksomheden ret til at opbevare personoplysningerne.

Retten til at bede om berigtigelse
Skulle de personoplysninger vi behandler være forkerte, har man ret til at få disse opdateret med korrekt information.

Retten til Dataportabilitet
Man har ret til at få udleveret sine personoplysninger i et maskinlæsbart format. Bemærk at der alene er tale om de personoplysninger man selv har givet til os.

Retten til at trække samtykke tilbage
Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på et samtykke, så kan dette til en hver tid trækkes tilbage, hvorved behandlingen ophører.

Retten til at klage
Man er altid velkommen til at henvende sig til Persondatakonsulenterne, hvis man har spørgsmål eller ønsker at klage over en behandling af sine personoplysninger. Hvis man ikke er tilfreds med vores svar, har man mulighed for at klage til Datatilsynet. Se mere på Datatilsynets hjemmeside